Individualentwicklung oder Standardsoftware? Was lohnt sich mehr?

Die Entscheidung zwischen Standardsoftware und maßgeschneiderter Entwicklung kann weitreichende Folgen haben.

Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile, die sorgfältig abgewogen werden sollten. Die Entwicklung individueller Lösungen kann einen erheblichen Wettbewerbsvorteil bieten. In diesem Artikel beleuchten wir, wie Sie die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen können.

Darüber hinaus beinhaltet dieser Artikel einen Make-Or-Buy-Rechner, mit dem Sie verschiedene Szenarien durchspielen und als Entscheidungshilfe nutzen können.

Was ist der Unterschied zwischen Standard und Individualsoftware?

Als Standardsoftware bezeichnen wir alle Programme (Desktop-Programme, Online SaaS-Lösungen, etc.), die frei verfügbar sind und lediglich erworben werden müssen. Diese Programme adressieren in der Regel häufig auftretende Probleme in Unternehmen und bieten die allgemein benötigten Funktionen zur Lösung an.

Beispiele für Standardsoftware

Beispiele für bekannte Standardsoftware sind zum Beispiel

• Microsoft Office

• Apple Mail

• Adobe Photoshop

SAP wird ebenfalls gerne als Standardsoftware bezeichnet, obwohl das nicht voll zutrifft. Firmen die SAP einsetzen, lassen SAP-Anwendungen oft stark anpassen.

Individualsoftware ist speziell auf die Kundenbedürfnisse angepasst

ISolche Lösungen werden oft von Softwareentwicklungsunternehmen, Softwareagenturen oder internen Entwicklerteams erstellt, um spezifische Geschäftsprozesse zu unterstützen.

Durch Individualentwicklungen können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erlangen, da sie die Software exakt nach ihren eigenen Anforderungen und Zielen gestalten können. Auf diese Weise lässt sich die Effizienz beträchtlich steigern.

Vorteile von Standardsoftware

Standardsoftware ist oft kostengünstiger als maßgeschneiderte Software. Immer beliebter werden Abonnementmodelle (Software as a Service, auch SaaS genannt) für Softwareprodukte, wie zum Beispiel Microsofts Office oder Adobes Photoshop.

Da Standardsoftware bereits entwickelt und getestet ist, kann sie in der Regel schneller implementiert werden, da die Wartezeit für die initiale Entwicklung entfällt. Die einzige Herausforderung besteht darin, sich in die Software einzuarbeiten. Daher ist es wichtig, auch die Qualität der Dokumentation vor dem Kauf zu berücksichtigen.

Nachteile von Standardsoftware

Die Natur von Standardsoftware liegt in ihrer Ausrichtung auf eine breite Zielgruppe: Es wird versucht, die meisten Probleme der Nutzer zu lösen. Für spezielle Anwendungsfälle sind jedoch Kompromisse unvermeidlich.

Nicht alle Funktionen, die für spezifische Geschäftsprozesse oder Branchenanforderungen benötigt werden, können durch Standardsoftware abgedeckt werden. Dies kann dazu führen, dass zur Problemlösung ein Konstrukt aus verschiedenen Standardsoftwareprodukten geschaffen wird, auf dem der Betrieb eines Unternehmens basiert.

Risiken der Individualentwicklung

Ein wesentliches Risiko besteht in der Komplexität und Dauer der Entwicklung. Die Erstellung einer individuellen Software erfordert oft einen erheblichen Zeitaufwand und eine sorgfältige Planung. Dies kann zu längeren Entwicklungszyklen führen und möglicherweise den Zeitpunkt der Markteinführung verzögern.

Des Weiteren besteht die Gefahr von Budgetüberschreitungen. Da maßgeschneiderte Lösungen speziell auf die Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten sind, können unerwartete Herausforderungen während des Entwicklungsprozesses auftreten, die zusätzliche Kosten verursachen.

Ein weiterer Aspekt ist die Abhängigkeit von internen oder externen Entwicklerteams. Sowohl interne Entwicklerteams als auch externe Softwareagenturen können mit Engpässen oder Personalwechseln konfrontiert sein, was die Kontinuität und den Erfolg des Entwicklungsprojekts beeinträchtigen kann.

Schließlich besteht das Risiko, dass die entwickelte Software möglicherweise nicht den Erwartungen entspricht oder nicht vollständig funktioniert. Selbst mit einer gründlichen Planung und Entwicklung besteht immer die Möglichkeit, dass Probleme auftreten oder dass sich die Anforderungen im Laufe der Zeit ändern, was zu Fehlfunktionen oder zusätzlichem Entwicklungsbedarf führen kann.

Wie wir das Risiko eingrenzen

Um das Risiko für unsere Kunden und Auftraggeber zu reduzieren, ergreifen wir drei Maßnahmen:

1. Wir nehmen keine Aufträge an, die wir nicht sicher erfüllen können. Lieber lehnen wir einen Auftrag ab oder empfehlen einen geeigneten Kollegen oder eine andere Agentur, als selbst ein zu großes Risiko einzugehen und damit uns und den Kunden zu gefährden.

2. Wir engagieren spezielle Experten, um besondere Teil-Leistungen zu erfüllen. Durch das Hinzuziehen von Fachkräften, die über spezifisches Know-how in bestimmten Bereichen verfügen, können wir sicherstellen, dass auch anspruchsvolle Anforderungen professionell umgesetzt werden.

3. Wir geben eine Bug-Free-Garantie (Funktionsgarantie) auf unsere Entwicklung und übernehmen damit das Risiko, anstatt es auf unseren Kunden abzuwälzen. Diese Garantie sichert unseren Kunden zu, dass die von uns entwickelte Software frei von Fehlern ist und wie erwartet funktioniert. In Kombination mit Festpreisangeboten reduziert sich das Risiko für Auftraggeber deutlich, da diese dadurch eine klare Kostentransparenz erhalten und vor unerwarteten finanziellen Belastungen geschützt sind.

Die Make-or-Buy-Analyse

Um die optimale Wahl zwischen Eigenentwicklung und dem Kauf von Software zu treffen, sollten verschiedene Faktoren sorgfältig abgewogen werden.

Die Entscheidungsfaktoren umfassen:

• Kosten: Initiale Investitionskosten sowie langfristige Kosten für Wartung und Support.

• Zeitrahmen: Geschwindigkeit der Implementierung und Time-to-Market.

• Funktionalitäten: Übereinstimmung der vorhandenen Funktionen mit den Unternehmensanforderungen.

• Langlebigkeit: Flexibilität der Lösung, um sich an sich ändernde Anforderungen anzupassen.

• Support: Verfügbarkeit von technischem Support und Schulungen.

• Wartung: Aufwand und Kosten für die Wartung und Aktualisierung der Software.

Beispiel für eine Make-or-Buy-Analyse

Um eine Make-or-Buy-Analyse durchzuführen, vergleichen wir die Kosten und Vorteile zwischen der Nutzung der Standardlösung und der Entwicklung einer Eigenlösung über einen Zeitraum von fünf Jahren. Hier sind die relevanten Parameter:

1. Monatliche Abokosten für die Standardlösung: 299 EUR

2. Zusätzliche monatliche Kosten für fehlende Funktionen: 29 EUR

3. Anzahl der monatlich bewältigten Aufträge mit der Standardlösung: 2

4. Dauer und Kosten der Eigenentwicklung: 7 Monate, 42000 EUR

5. Mögliche Zeitersparnis durch Eigenentwicklung: 50%

6. Durchschnittlicher Auftragswert: 15000 EUR

7. Jährliche Wartungskosten der Eigenentwicklung: 1200 EUR

Um die Kosten bzw. Einsparungen für einen Zeitraum von fünf Jahren zu berechnen, müssen wir die monatlichen und jährlichen Kosten berücksichtigen und die potenziellen Einnahmen durch die Bewältigung von Aufträgen mit beiden Lösungen.

Kosten der Standardlösung über 5 Jahre:

Monatliche Kosten:

• 299 EUR (Abokosten) + 29 EUR (zusätzliche Kosten) = 328 EUR

Jährliche Kosten:

• 328 EUR * 12 Monate = 3936 EUR

Kosten über fünf Jahre:

• 3936 EUR * 5 Jahre = 19680 EUR

Kosten der Eigenentwicklung über 5 Jahre:

Entwicklungskosten:

• 42000 EUR einmalig

Wartungskosten über fünf Jahre (entfallen im ersten Jahr):

• 1200 EUR * 4 Jahre = 4800 EUR

Gesamtkosten der Eigenentwicklung:

• 42000 EUR + 4800 EUR = 46800 EUR

Einnahmen durch Aufträge:

Mit der Standardlösung:

• 2 Aufträge/Monat * 5 Jahre * 15000 EUR/Auftrag = 1.800.000 EUR

Mit der Eigenentwicklung (unter Berücksichtigung der Zeitersparnis von 50%):

• (2 Aufträge/Monat 5 Jahre * 15000 EUR/Auftrag) * 2 = 2.700.000 EUR

Fazit und Break-Even:

Die Kosten der Standardlösung über 5 Jahre betragen 19.680 EUR, während die Kosten der Eigenentwicklung 48.000 EUR betragen.

Die potenziellen Einnahmen durch die Bewältigung von Aufträgen mit der Eigenentwicklung sind jedoch wesentlich höher (2.700.000 EUR) im Vergleich zur Nutzung der Standardlösung (1.800.000 EUR).

Somit ist die Eigenentwicklung trotz der höheren anfänglichen Kosten langfristig rentabler.

Was wenn die Make-or-Buy-Analyse negativ ausfällt aber Standardlösungen unzureichend sind?

Wenn die Make-or-Buy-Analyse negativ ausfällt und die Entwicklung einer Eigenlösung potentiell teurer ist als der Kauf einer Standardlösung, haben sie trotzdem einige Optionen:

• Evaluierung von Alternativen
  Es kann sinnvoll sein, alternative Lösungen oder Anbieter zu prüfen, die möglicherweise besser geeignet sind, auch wenn sie nicht den gesamten Anforderungsumfang abdecken. Alternativen zu den bisher bekannten Lösungen können z.B. den Weg zu einer Hybridlösung bereiten.

• Nutzung von Hybridlösungen
  Eine Kombination aus Standardlösungen und maßgeschneiderter Entwicklung kann eine kosteneffektive Möglichkeit sein, die Vorteile beider Ansätze zu nutzen und gleichzeitig die spezifischen Anforderungen zu erfüllen.

Im Zweifelsfall empfehlen wir Ihnen, unsere unverbindliche Beratung in Anspruch zu nehmen. Wir können gegebenenfalls bisher unbekannte Alternativen aufzeigen oder eine Lösung vorschlagen, die Ihre Ziele erreicht und sich im angestrebten Budget bewegt.